領収書の整理

主な書類の保管期間

 まずは下の表をご覧下さい。会計帳簿関係を含む書類の保存期間です。どうですか、保存期間って結構長いでしょう。しかもボリュームも多いときています。これらの書類、紙でまともに保存していたら、事務所は倉庫になり自宅であれば一室が確実に潰れるでしょう。

保存期間 文書の種類 整理方法 備考
永久 定款、登記関係書類、従業員規則、特許・実用新案に関する書類 重要書類のファイルを作り整理する。重要書類なので保管は鍵のかかるところが望ましい。 重要書類
10年 株主総会議事録
取締役会議事録
重要書類のファイルを作り整理する。重要書類なので保管は鍵のかかるところが望ましい。 会社法318条
会社法371条
決算書(貸借対照表、損益計算書等)総勘定元帳 年度毎に箱を用意して保存しておく。保存期間が過ぎれば処分するようにする。 会社法432条
7年 仕訳帳・現金出納帳・固定資産台帳・買掛帳・売掛帳・経費帳など、領収書、預金通帳、小切手控え、手形控え、棚卸資産の引渡、請求書、見積書、契約書など、源泉徴収簿、扶養控除等申告書ほか 年度毎に箱を用意して保存しておく。
保存期間が過ぎれば、処分するようにする。
法法規則59条
所法規則63条
5年 従業員の身元保証書、契約書など 従業員用のファイルを作る。社会保険と労働保険に分けておくとより分かりやすい。保存期間が過ぎれば処分するようにする。 身元保証法
4年 雇用保険の被保険者に関する書類(※3) 雇保法規則
143条
3年 雇入、解雇、退職に関する書類、労働者名簿、労災保険に関する書類 労基法規則56条
労基法109条
労災法規則51条

 この問題を解決するためには、保存対象となっている書類等をデジタル化して保存することが有効になってきます。分りやすく言えば、赤字で記載した会計帳簿類をPDFファイルとして保存したり、領収書等などをスキャナーで取り込んで保存します。こうすれば、保存スペースは大幅に削減され、事務所はオフィスに戻り、自宅の一室は有効活用されます。

 ところが、ここで新たな問題があります。会計帳簿類や領収書等をデジタルデータとして保存する場合には、一定のルール(法規制)があるのです。つまり「手当たりしだい自由にPDF化したり、スキャナーで取り込んだりできない」のです。